תוכנת ניהול היא בדרך כלל תוכנה ייעודית שמטרתה ביצוע פעולה או תהליך ספציפי בשרשרת הניהול. מערכת ניהול היא "עולם" ניהול שלהם שבדרך כלל מורכב ממודולים שמסונכרנים ביניהם, כמו למשל מערכות מדף. במאמר זה נגולל בפניכם מדוע כל כך הרבה ארגונים ועסקים קטנים עד גדולים מסתייעים במערכות ניהול ותוכנות ייעודיות בעסק.
מערכות ותוכנות ניהול
ישנן תוכנות ניהול קיימות אותן מתאימים לעסק ויש מערכות ניהול שנבנות במיוחד לארגון וזאת בהתאמה מדויקת לצרכיו. אם בעבר, חברות רבות עבדו עם ניירות, טלפונים ונדדו ממחלקה למחלקה על מנת לתאם תהליכים במהירות, כיום כל הדברים נעשים על ידי תוכנה או מערכת הניהול המיוחדת ברשת המחשבים של הארגון. כיוון שהבטחת איכות מהווה את אחד הדברים החשובים ביותר של כל עסק שמוכר או מייצר לצרכנים, חשוב שתהיה תוכנה מיוחדת שעיקרה יהיה לנהל את כל הקשור אל מערכת האיכות בארגון. חשוב לוודא שהתוכנה היא תוכנה אותה ניתן להתאים לחברה ולדרישות לקוחותיה.
מערכת הניהול האפקטיבית
מערכת הניהול האפקטיבית היא אותה מערכת שתוכל לשרת את הארגון שלכם בצורה הטובה ביותר מבחינת בקרת איכות והתאמה של כל תהליך הייצור, דרישות הלקוחות ועוד. תוכנה שמאפשרת סנכרון בין המחלקות השונות של הארגון ללא מגבלה כלשהי, תוכנה שתקל בצורה משמעותית על העבודה ותייעל אותה הן מבחינת חסכון בזמנים והן מבחינת דיוק מרבי לגבי כל פעולה שנעשית, שכן לעובדי המחלקה יש גישה לכל שאר המידע על המוצר או השירות. תוכנה של ניהול האיכות בחברה היא תוכנה שמורכבת ממודולים שונים שמשרתים פונקציות שונות של החברה. חשוב לוודא שמערכת זו תמיד תותקן על ענן וכל המידע החשוב יישמר ויגובה בענן. בנוסף, חשוב לוודא שכל עובדי החברה יוכלו לדווח במערכת על כל מיני פעולות בזמן אמת.
פונקציות חשובות בתוכנה
כל חברה ומערכת הדרישות והציפיות שלה ממערכת ניהול האיכות שתשרת אותה, אך יש פונקציות בסיסיות שחייבות להיות בכל תוכנה, כמו למשל בקרה על כל הקשור אל נהלים ורשומות של החברה וכן בקרה על מכשירי הבדיקה בהן החברה משתמשת, דו"חות של המערכת לגבי משימות ועוד, כל הקשור אל ספקי החברה, הערכתם, מבדקי ספקים וניהולם, מודול שמרכז את כל הקשור אל הניהול של עובדי הארגון, מודול לקוחות, מחירים, התאמות, פעולות מונעות ומתקנות בהם החברה נקטה או צריכה לנקוט בעתיד, ניהול כל המפרטים, מבדקים ועוד.
לסיכום, ניהול איכות המוצרים והשירותים של החברה יצלח רק במידה והוא יעשה בצורה מסודרת ומתוכננת מראש. תוכנת ניהול או מערכת ניהול תעזור לארגון לבצע את הדברים בצורה הטובה ביותר ובמינימום טעויות.